För att lägga upp ett nytt evenemang väljer du evenemang i menyn till vänster, och sedan Skapa nytt evenemang uppe till höger.

Du kan välja att skapa ett helt nytt evenemang eller utgå från en mall. Om föreningen återkommande har liknande eller samma evenemang kan det vara bra att ha en mall. Föreningens mallar hittar du i rullistan under "Välj mall" när du är inne och lägger upp evenemanget, eller "visa mall" i undermenyn som du kan se i bilden ovan när du står i listan över evenemang.

Allmänt
Här fyller du i namn och plats. Fältet för namn har en begränsning på antal tecken, men systemet varnar om du överskrider det. Under plats skriver du in adressen/platsen för evenemanget. Plats är inte obligatoriskt så det väljer du om du vill fylla i eller inte.

Datum & Tider
Sen fyller du i datum och tider när det börjar och slutar samt när bokningen skall öppna och stänga. Bokningens sluttid är bra att sätta 23:59 så att dom har hela dagen på sig. Under målgrupp väljer du vilka som skall kunna boka sig på evenemanget.

Målgrupp
Här väljer du vilka som kan boka in sig. Medlemmar bokar sig via Min sida och icke medlemmar bokar sig via formuläret. Extern bokning innebär att bokningen ligger på en annan hemsida och inget bokningsformulär finns via evenemanget. 

Biljetter & Priser

• Antal platser bestämmer hur många som får boka sig på evenemanget innan den automatiskt stänger sig själv som ”fullbokad”. 0 är obegränsat antal. 
• Max antal biljetter per person bestämmer om man kan boka hur många biljetter som helst eller begränsa antal biljetter per person.
• Tillåt enbart en bokning per person gör att personen inte kan göra flera separata bokningar och riskera dubbelbokning. Fungerar enbart för evenemang där man bokar sig som medlem.
• Gratisbokningar är avbokningsbara gör att medlemmarna kan avboka sig via min sida.
• Evenemanget är publikt (kommer vara synligt på min sida) gör att evenemanget syns på min sida. Kryssar du ur den innebär det att du kan i lugn och ro skapa ett evenemang utan att medlemmar kan se det på min sida, men det fortfarande kan vara öppet, eller om man endast vill bjuda in en speciell grupp genom länk.
• Namnge gäster istället för antal använder du när du måste ha en fullständig deltagarlista med namn. Då måste man skriva in namnet på alla du anmäler och har också möjlighet att lägga till egna noteringar på dessa, så som t.ex. kost.

Här sätter du även priset för evenemanget. Tänk på att sätta pris både för medlem och icke-medlem beroende på vilka som evenemanget är öppet för, och du har även möjlighet att redan här sätta ett bokföringskonto för respektive avgift.

Betalalternativ

Här kan du bestämma vilken betalningsmetod som skall användas, och observera att valen av olika betalsätt kan skifta beroende på inställningen för just din förening. Om du saknar något av alternativ som du vill ha så kontakta Föreningshuset.

• Nets Easy (kort) – Den som bokar sig betalar direkt i samband med bokningen. Kan kombineras med andra alternativ. (Avtal behövs)
• Faktura – Fakturering sker manuellt. Detta alternativ är nödvändigt om fakturor skall postas/e-postas vid bestämd tid eller med längre betaldatum än 10 dagar. Faktureringen sköts av Föreningshuset, och det är upp till föreningen själva att meddela Föreningshuset när det skall faktureras och påminnas.
• Onlinefaktura – Också kallad e-postfaktura. Datorgenererad faktura på 10 dagar skickas ut automatiskt via e-post från systemet när personen bokat sig.
• Swish – Om föreningen är ansluten till Swish för handel så kan nu medlemmarna betala sitt evenemang med betalappen Swish. (Avtal behövs)

Visning av platstillgång anger hur dom tillgängliga platserna skall visas mot bokarna. 

Beskrivning: Under beskrivning så lägger du in övrig information om evenemanget. Du kan även lägga till bilder, tabeller och länkar. 

Tips! Tabell är en bra funktion för att snyggt stapla upp information eller bilder. Under "tabellegenskaper" och "kantlinjebredd" och sätter 0 som värde så får du en genomskinlig ram på tabellen.

Övrigt notering Dyker upp högst upp i evenemanget under ”pris”. Här kan du lägga text som t.ex. ”Ange specialkost i noteringsfältet”. 

Du har även möjlighet att spara evenemanget som en mall ifall du ska skapa flera likadana evenemang framöver. När du är klar klickar du på den gröna Spara knappen och evenemanget är skapat. 

Ta bort evenemang kan du göra efter att ett evenemang är sparat men innan någon medlem har bokat sig. Om du vill ta bort ett evenemang efter att någon bokat sig så går det tyvärr inte, men du kan avboka medlemmen och sätta ett gammalt datum. Då stänger evenemanget och försvinner från listan.

Bifoga via länk samt infoga bild

Att länka in ditt dokument är ett väldigt bra sätt att få ut information till medlemmarna utan att behöva skriva ut allting i evenemangstexten eller bilägga tunga filer med mejlet men också vanliga länkar. Det innebär att du gör text klickbar och att detta öppnar en hemsida eller en fil i ett eget fönster, alt laddar ner filen beroende på vilka inställningar mottagaren har. Du kan också lägga in bilder i texten. 

För att läsa mer om detta, se manualen nedan:
https://foreningshusetmedlemssystem.kb.kundo.se/guide/filhantering-uppladdade-filer                                              

Underevenemang och tillval

Ett underevenemang är ett tillval som läggs till i evenemanget, om man t.ex. skall kunna välja storlek på tröja, typ av hotellrum, välja middag eller olika typer av seminarium dom vill anmäla sig till. Dessa kan också få en extra kostnad som läggs till på fakturan.

Läs mer om underevenemang i denna manual:
https://foreningshusetmedlemssystem.kb.kundo.se/guide/underevenemang-och-tillval            

Färdiga evenemang

För att komma till dina evenemang klickar du på detta val i menyn. Genom plusset till vänster hittar du alla underevenemang till detta evenemang. I denna vy hittar du även genväg till evenemangsinställningar under "Ändra" som du ser nedan till höger. Du hittar även bokningslistan i form av en lista, och dessa knappar finns både på huvudevenemang och underevenemang. Däremot kan du via underevenemanget ta ut en egen lista över alla som bokat sig på detta tillval.

Länkning till evenemang

För att lämna ut en bokningslänk till medlemmarna, t.ex. i ett e-postutskick till dem, använder du länken till evenemanget som du hittar i denna vy.

Tips från coachen:

Ibland så behöver man ha vissa inställningar som evenemangsmodulen saknar, eller som den helt enkelt inte är byggd för. Många av dessa problem kan lösas antingen genom att lägga till ett tillval (underevenemang) eller att man lägger upp två eller 3 st evenemangsbokningar för samma evenemang, t.ex. om medlemmar skall kunna ta med en gäst men inte icke medlemmar, digitalt och fysiskt deltagande osv. Om du har frågor om ett evenemang som du inte riktigt får till kan du kontakta oss på kund@foreningshuset.se.