Det finns flera olika sätt att skicka fakturor till medlemmarna. I den här manualen beskrivs de olika leveranssätten, hur du själv kan ändra detta på medlemmen och hur mycket som styrs av hur föreningen valt att deras fakturor ska gå ut till medlemmarna.  

Ett par av leveransalternativen som du kommer att kunna läsa dig till nedan kräver att föreningen har avtal med sin bank och Föreningshuset för att funktionen skall vara tillgänglig. Därför finns kanske inte vissa tillgängliga för din förening idag.

Postalt 
Med fakturaleverans postalt printar vi fakturorna och postar dem till medlemmarna. Medlemmar utan e-post får fakturan på post. Det går även för medlemmar att begära att få fakturan postalt även om de har en e-postadress, se längre ner i manualen under ”Leveranssätt på enskild medlem” hur du gör.

Det går också att skicka brev och bilagor tillsammans med fakturan.

E-post
Ett annat leveranssätt är att skicka fakturorna som e-post. Eventuella brev och bilagor kan då skrivas in eller länkas in i själva mailet.

Befintliga fakturor kan även mailas ut från ekonomifliken. Se separat hjälpavsnitt ”Ekonomifliken”.

Särskild e-postadress för fakturor
En funktion där man kan lägga in en särskild e-postadress dit endast fakturor skall skickas, t.ex. inläsningscentraler eller god man. För registrering av särskild e-postadress för fakturor, se längre ner i manualen under ”Leveranssätt på enskild medlem” hur du gör.

Autogiro (privatpersoner) 
Om en förening har anslutit sig till tjänsten för autogiro så kan privatpersoner som registrerat sig få automatisk dragning från banken på sin medlemsavgift och behöver inte tänka på att behöva betala den manuellt. Evenemangsavgifter dras inte på autogiro. Om pengarna inte kunnat dras från kontot och föreningen har en rutin för påminnelser så skickas påminnelsen postalt eller via e-post.  

Om du vill ta bort autogiro på en medlem så kontaktar du oss så hjälper vi till med detta.

Kontakta oss om du vill veta mer om hur föreningen ansluter till autogiro.

E-faktura B2C (Privatpersoner) 
Om en förening har anslutit sig till tjänsten för E-faktura för privatpersoner så skickas fakturorna direkt till medlemmens internetbank där medlemmen kan läsa fakturan och godkänna den. Om betalning av fakturan inte genomförs och föreningen har en rutin för påminnelser så skickas påminnelsen postalt eller via e-post.  

Om du vill ta bort e-faktura B2C på en medlem så kontaktar du oss så hjälper vi till med detta.

Kontakta oss om du vill veta mer om hur föreningen ansluter till e-faktura B2C.

E-faktura B2B (Företag) 
E-faktura för företag är inget som föreningen behöver ansluta sig till, men det är en inställning som behöver göras för att kunna registrera e-faktura. Kontakta oss om ni inte redan har tjänsten aktiverad.
För att registrera E-faktura B2B går du först in på medlemmen, sen i menyn ”Övriga åtgärder” väljer ”E-faktura B2B”. Här anger du antingen företagsnamn, organisationsnummer eller GLN-nummer.

Om en befintlig faktura ska skickas som e-faktura så lägger du in e-fakturauppgifterna enligt ovan. Därefter går du till ekonomifliken, väljer aktuell faktura och klickar på "Skicka e-faktura B2B". Detta fungerar endast om fakturan inte har förfallit.
Medlemmen kan även själv registrera och konvertera sin faktura till e-faktura via https://efaktura.foreningshuset.se/. Även detta fungerar endast om fakturan inte förfallit.

Leveranssätt på enskild medlem 
Om du går in på en medlem i registret så kan du ställa in fakturaleveranssätt på medlemmen. För E-faktura (företag), läs mer ovan. E-faktura (privatperson) och autogiro kräver att medlemmarna själva ansöker genom sina banker.

Det du som administratör själv kan ställa in är om medlemmens fakturor ska postas, skickas via e-post (till medlemmens vanliga e-postadress), till en särskild e-postadress för fakturor eller som e-faktura B2B (Företag).

Om en förening valt att posta samtliga fakturor så kommer fakturorna att postas till dem med e-postadress och leveranssätt ”E-post” samt till medlemmar med särskild e-postadress för faktura. De som har autogiro, e-faktura B2B eller e-faktura B2C kommer inte få de per post, utan de får alltid per autogiro, e-faktura B2B respektive e-faktura B2C.

För att göra inställningen på medlemmen går du till ”Fakturaleverans” och ”Fakturaleveranssätt” som finns ovanför avgifterna i registret till höger. En medlem utan e-postadress får automatiskt ”Ej valt (papper)”.

Om du registrerar in en e-postadress på en medlem med fakturaleveranssätt "Ej valt (papper) så ändras fakturaleveranssättet automatiskt till e-post.

Sätt valet "Papper" om du vill att medlemmen ska få fakturan via post även om de har en e-postadress registrerad.

För att registrera en särskild e-postadress för fakturor så behöver du välja fakturaleveranssätt är satt till ”E-post”, klicka du på knappen ”Visa mer” precis under och kryssa i ”Annan e-postadress än ovan”. Då blir det grå fältet "E-postadress" vitt så att du kan skriva in e-postadressen. Glöm inte att spara.