Det finns några olika alternativ att börja med ett e-postmeddelande på. När du kommit in på Skicka e-post är det alltid förvalt nytt e-postmeddelande, alltså ett helt tomt e-postmeddelande, men i rullistan kan du välja om du istället vill utgå från ett utkast eller en mall. Du kan också utgå från ett redan skickat e-postmeddelande. Då går du in på fliken E-postmeddelanden, trycker på det e-postmeddelande som du vill utgå från och trycker på knappen ”Använd” uppe till höger.

Steg 1. Skapa e-post

Oavsett om du väljer att skapa ett nytt e-postmeddelande eller utgår från ett befintligt e-postmeddelande/mall/utkast så börjar du med att fylla i rubrik. Rubrik kallas ibland ämne eller ämnesrad. Detta är 

När du fyllt i rubriken är det dags att skriva själva e-postmeddelandet. Det finns flera möjligheter att formatera meddelandet. Föreningshuset kan också hjälpa till att skapa mallar för utskick så ni får enhetliga utskick. Här kommer vi gå igenom de mer grundläggande funktionerna som behövs för att kunna göra ett e-postutskick.

Knappar

I den övre verktygsraden finns dropdown-menyer med samtliga funktioner. Det som står till höger i grå text är kortkommandon för de olika funktionerna.

I den undre raden är det genvägar till de mest använda funktionerna som finns i dropdown-menyerna. Om du håller muspekaren över en ikon ser du vilken funktion det är.

I den undre raden finns även en dropdown-meny med förinställda textformat för att förenkla formateringen ­av texten.

Infoga bild

För att kunna infoga en bild behöver du först ladda upp bilden. Det gör du i filhanteraren som finns i menyn till vänster. Filhanteraren öppnas i en ny flik eller ett nytt fönster i din webbläsare så det påbörjade e-postmeddelandet finns kvar. Här kan du läsa mer om filhanteraren.

Bifoga fil

Det finns två alternativ för att bifoga fil i e-postmodulen. Antingen kan du länka till dokumentet eller så kan du bifoga en fil under steg 3. Lägg till bilaga. Vi rekommenderar att ni länkar till dokumentet. Väljer du att bifoga en fil under steg 3 kan du endast bifoga en fil, det tar upp mycket plats i mottagarens inkorg och filen finns inte kvar som bifogad om du skickar ut e-postmeddelandet på nytt.

För att länka till ett dokument behöver du först ladda upp det så det skapas en URL alltså en länk för just det dokumentet. Här kan du läsa mer om filhanteraren.

Steg 2. Spara utkast

Här kan du spara som ett utkast eller som en mall. Oavsett vilken du väljer så kommer du att kunna komma åt varje sparning i e-postlistan tills dess att någon av dem tas bort. 

Steg 3. Lägg till bilaga

Här kan du lägga med en fil med ditt e-post. Däremot så finns det en del nackdelar med denna funktion framför att länka in filerna som beskrivs i ovan avsnitt. Då filen inte sparas på servern, så ligger den inte kvar i e-postmeddelandet efter att den har skickas ut. Medlemmarna får den, men det sparas inte någonstans, och det går inte att se att det skickats med bilagor om man skulle vilja skicka ut e-postmeddelandet igen.
Dessutom så kan filer vara ganska stora och ta upp mycket plats i mottagarens inkorg. Vissa e-postklienter har inte jättemycket utrymme, och risken finns att den inte kommer fram för att det är fullt.

Steg 4. Skicka e-post för test och kontroll

Vi rekommenderar alltid att skicka ett korrektur till dig själv och/eller någon annan i styrelsen för att kontrollera att formateringen ser bra ut, om något är felstavat eller om länkarna fungerar som dom ska.
Du kan välja att:
Skicka till dig själv - Då får du upp en grå knapp som det står "Skicka till egen e-post" som du klickar på.
Skicka till en angiven e-postadress - Då kommer en ruta för e-postadress upp, och när denna är ifylld klickar du på den grå knappen "Skicka e-post till denna adress".
Skicka till testlista - (tidigare korrekturmottagare sparas här). Här kan du kryssa i dom du vill skicka korrekturet till (eller om någon skall tas bort). Klicka sen på "Skicka till kryssade i listan".

Steg 5. Välj sändlista

Här väljer du vilka du ska skicka e-post till. Automatiskt kommer systemet att föreslå din senaste sökning om du har en sådan. Det finns också att välja på sparade sökurval och bokningslistor.

Läs mer om hur du söker i medlemsregistret samt om sparade sökurval: https://foreningshusetmedlemssystem.kb.kundo.se/category/sok

Här hittar du information om bokningslistor: https://foreningshusetmedlemssystem.kb.kundo.se/guide/bokningslistan?category=evenemang

Om du vill skicka e-post till en gammal bokningslista som inte längre finns kvar i listan kan du hämta den genom bokningslistan under evenemanget. Du kan läsa mer om det i länken ovan.

Steg 6. Välj typ av meddelande

Här väljer du vad för typ av e-post det är. I framtiden kommer detta att spela in vilket du väljer då medlemmar kommer att få möjlighet att avskriva sig från vissa utskick, men fortfarande motta andra e-post så som kallelser osv. Läs mer här: https://foreningshusetmedlemssystem.kb.kundo.se/guide/typ-av-e-postmeddelande?category=e-post

Skicka e-post

När allt är klart så klickar du på den stora blå knappen längst ner som heter "Skicka e-post". Då får du upp en ruta som visar hur många mottagaradresser som finns och du får godkänna utskicket här.